 Ця професія
дуже нагадує професію секретаря, але з деякою відмінністю обов'язків. Назва
цієї професії відбулася від англійського слова reception, що означає прийом,
зустріч. Ці фахівці просто необхідні в офісах тих компаній, в яких проводиться
активний прийом відвідувачів. В обов'язки ресепшіоніста входить прийом
відвідувачів, і їхній супровід доти, поки ними не займуться ті співробітники
компанії, до яких вони власне і прийшли. Крім того, люди цієї професії
відповідають на телефонні дзвоники і переадресовують їх тим співробітникам
фірми, яким вони призначені, приймають факси і телефонограми, ведуть запис
клієнтів, пояснюють їм як пройти у потрібну кімнату або відводять їх особисто,
отримують пошту, включаючи електронну, і розподіляють її.
Нині можна з упевненістю сказати, що посада ресепшіоніста має стійкий,
постійний попит з боку роботодавців.
В обов'язки ресепшіоніста найчастіше входить робота з
документами, тому він повинен знати основи діловодства, бути добрим
користувачем ПК, а також уміти користуватися всією офісною технікою. Якщо
ресепшіоніст працює в компанії, що відвідують іноземні громадяни, то він
зобов'язаний знати іноземну мову на розмовному рівні. Ресепшіоніст дуже багато спілкується з різними людьми, тому він повинен уміти
грамотно вести розмову як з кур'єром або звичайним відвідувачем, так і з
генеральним директором. Працюючи на прийомі телефонних дзвоників, ресепшіоністу
необхідна швидка реакція для переадресації дзвоника за призначенням або
запобіганню небажаної розмови керівництва з якою-небудь особою. Крім того,
потрібно мати величезне терпіння, стійкістю до тиску з боку, ввічливістю і
тактом навіть у непередбачуваних ситуаціях. Ресепшіоніст - це повною мірою людина, що володіє собою, що
представляє компанію і дає відповіді на запитання, що стосуються діяльності
компанії.
Дуже часто плутають посаду ресепшіоніста і секретаря-ресепшіоніста, вважаючи,
що це одне і теж. Треба сказати, що це все-таки трохи різні посади, тому що
саме поняття «секретар» у класичному розумінні припускає більш широкі функції і
повноваження. Коли ресепшіоніст вільний від виконання своїх основних
обов'язків, він може виконувати деякі секретарські обов'язки: сортувати пошту,
передавати і приймати факси, вести календар відвідувань і деякі інші функції,
якщо це передбачено його посадовою інструкцією. Але в будь-якому випадку не
варто змішувати ці посади. Щоденні обов'язки ресепшіоніста можуть модифікуватися залежно від специфіки
роботи організації. Наприклад, у медичних установах вони можуть одержати
персональну інформацію від пацієнта і проводити його в кімнату очікування або у
відповідний кабінет (попередньо залишивши замість себе особу, що заміняє, для
відповідей на телефонні дзвоники). У салонах краси, де, як правило, є
попередній запис клієнтів, вони пропонують останнім вибрати необхідного
стиліста і час можливого відвідування і заносять дані у графік роботи
відповідного фахівця. На великих підприємствах ресепшіоністи перевіряють у
відвідувачів посвідчення особи, приймають візитні картки і вивчають інформацію,
представлену в них, домовляються з відповідною службою про ескорт візитера у
належне місце.
Посадові обов'язки Є набір стандартних вимог до ресепшіоністів. Це приємний голос і зовнішність,
навички ділового спілкування, комунікабельність, моторність, грамотна вимова і
добре розвинена мова, інтелект, доброзичливість і чуйність, стресостійкість і
витримка, тактовність і ввічливість, організованість й уміння працювати з
великою кількістю відвідувачів. Дуже бажане знання етикету. Останнім часом практично
загальною стала вимога комп'ютерної грамотності хоча б на рівні знання
текстового редактора Word. Джентльменським набором вважається знання Word,
Excel, уміння користуватися електронною поштою. Зайво говорити, що на 99% цю
посаду займають жінки у віці приблизно до 30 років. Для багатьох посада
секретаря на прийомі або на телефоні є першим ступенем для початку кар'єри.
Наступним є - секретар-референт, офіс-менеджер, помічник керівника, помічник
менеджера, менеджер.
| 
